進捗レポートとは何ですか?また、プロジェクトがより大きく複雑になるにつれて、進捗レポート プロセスを効果的に管理するにはどうすればよいでしょうか? ScrumGenius は、ステータス レポートを促進および自動化し、コミュニケーション オーバーヘッドを削減するためのツールであり、優れたレポート プロセスの価値を理解しています。 会社とチームが成長するにつれて、プロジェクトの範囲と複雑さも増します。以前はアドホックに行われていたさまざまな種類のレポートは、管理しやすくするために、より体系的かつ標準化する必要があります。 あなたがマネージャーである場合、ますます大規模なプロジェクトの進捗レポートを電子メールで追跡することは、すぐに大変なことになります。進捗レポートから有意義な情報を得るにはどうすればよいですか? さらに、特にチームが分散している場合に、進捗レポートの提出の遅延を防ぐにはどうすればよいでしょうか? この記事では、次のことを学びます。
- 進捗報告とは
- 進捗報告が重要な理由
- PPP 手法の使用から期限の設定まで、進捗レポートの構成に関するベスト プラクティス
- 進捗レポートのフォーマットとテンプレート
- 進捗報告プロセスを自動化および標準化する必要がある理由
これから読むように、進捗レポートを自動化すると、会議に費やす時間が大幅に短縮され、有意義な回答が得られ、レポート プロセスがはるかに効率的になります。
進捗レポートとは
進捗レポートは、プロジェクトの完了に向けてチームが行っている進捗状況を示すドキュメントです。 進捗レポートは、スーパーバイザー、マネージャー、チーム リーダー、同僚、またはクライアントに次の概要を提供します。
- プロジェクトの状況
- 達成したマイルストーン
- 各従業員またはチームメンバーの責任
- さまざまなチーム メンバーが直面する問題
- …およびプロジェクトの完了に影響を与えるその他の重要な要素
このレポートは基本的に、問題が発生する前に防止し、プロジェクトが予定どおりに終了するようにし、関係者にプロジェクトの進捗状況を知らせるためのプロジェクト管理メカニズムです。 進捗レポートを提出する頻度 (毎日、毎週、毎月など) は、プロジェクトの範囲と複雑さに大きく依存します。 一般に、進捗レポートで意味のある洞察を提供する必要があります。長期プロジェクトの毎日のレポート スケジュールを設定すると、表面レベルの回答を含む進捗レポートが作成される場合があります。 したがって、合理的なスケジュールを設定し、プロジェクトの進捗状況と主要な問題に関する標準化された質問を含む進捗レポートのテンプレートを提供することをお勧めします。 これらの質問を事前に行うことで、チーム メンバーはレポートを提出する前に、回答についてより徹底的に考えるようになります。
進捗レポートが重要な理由
進捗レポートの重要性は、同時に進行しているさまざまなプロジェクトを追跡および管理するだけではありません。進捗レポートは、チームがプロジェクトをより効果的に完了する方法についての貴重な洞察も提供します。 進行中のプロジェクトの概要を説明するだけでなく、適切に構成された進捗レポート テンプレートを使用すると、プロジェクト マネージャーは、チームの生産性に影響を与える重要な問題と、完了に向けたプロジェクトの進捗状況を特定することもできます。 これらの洞察は、将来のプロジェクトを管理および実行する方法に関するベスト プラクティスを含むナレッジ ベースにフィードできます。 ScrumGenius 進捗レポート テンプレートを使用すると、各チーム メンバーの阻害要因を効果的に追跡できます。また、プロジェクトの完了に影響を与えるこれらのブロッカーを報告する頻度も確認できます。 
進捗レポートの書き方に関するベスト プラクティス
1. 進捗レポートを Q&A のように扱う
進捗レポートの書き方を学ぶための簡単な方法は、進捗レポートの形式をプロジェクトの進捗状況に関する質疑応答シートとして扱うことです。進捗状況、阻害要因、およびプロジェクトの完了につながる次のタスクに関する回答が必要です。これ以上何もない。それ以下ではありません。
2. 進捗、計画、問題に関する質問を含める (PPP)
PPP は、完了に向けたプロジェクトの進捗状況に焦点を当てたステータス レポートの管理手法です。PPP に関する質問は、不必要な詳細を含む一般的な回答ではなく、具体的で意味のある回答につながります。これは、Skype や Apple の多くの人々が、有用で関連性のあるプロジェクトの事実を得るために使用しています。 Cleve Gibbon が言うように、PPP は「物が豊富で毛羽立ちが少ない」ものです。各 P の意味は次のとおりです。
- 進捗— これには、プロジェクトの完了に貢献するマイルストーン、達成された目標、完了したタスク、および検証済みの項目が含まれます。
- 計画 —これには、やるべきこと、短期および長期の目標、およびプロジェクトの完了に影響するその他の計画が含まれます。
- 問題 —これらは、プロジェクトの完了に影響を与えるブロッカーと問題です。
各 P には、3 ～ 5 項目の回答が必要です。進捗レポートが頻繁すぎるためにチームが記入するのに苦労している場合は、提出頻度を変更することをお勧めします。
3. 進捗レポートを有意義に完成させる
進捗報告プロセスで見落とされがちな側面は、取得した情報が高品質であることを確認することです。これを達成するには、適切なスケジュールを設定することと、具体的な回答を促すことの 2 つが役立ちます。 適切な締め切りを設定することが重要です。1 年以上続く長期プロジェクトを行っている人は、毎日の進捗レポートを提出したくない場合があります。スケジュールを間違えると、満足のいく回答が得られない可能性があります。とはいえ、実際の提出日を必ず設定してください。そうしないと、人々はそれらを常に最優先のタスクとして配置する可能性があります。 さらに、具体的な回答を作成することを奨励する必要があります。たとえば、あいまいな説明ではなく、関連する指標を含む回答を強調することができます。これにより、進行状況をより有意義に追跡できます。
4.セクションの見出しを使用して、読み書きをより簡単にします
進捗レポートの形式にセクション見出しを追加して、レポートの作成と読み取りのプロセスをより簡単にします。進捗レポートの書き方を学ぶとき、セクションの見出しは、進捗に関する貴重な情報を提供することに集中するのに役立ちます。 進捗レポートの目的は、プロジェクトの進捗状況を明確にすることであり、プロジェクトで現在起こっていることのすべての側面を説明することではありません。 さらに、プロジェクトを読んでいるプロジェクト マネージャーは、プロジェクトの重要な要素を読み、覚えやすくなります。 
5. シンプルで率直な言葉を使う
進捗レポートの書き方を学ぶということは、明確で要点がはっきりした言葉で進捗レポートのフォーマットを使用することを意味します。プロジェクトで専門用語や専門用語を使用する必要がある場合を除き、文はシンプルで率直で理解しやすいものにしてください。 PPP を使用した進捗レポート形式のテンプレートの例 
- はじめに — これは、このレポートがどのプロジェクトに関するものかを理解するのに役立ちます。進捗レポートを開始するには、彼らが何に取り組んでいるかを尋ねるだけです。
- PPP セクション— これは進捗レポートの本体であり、プロジェクトの全体的なステータスに関する十分な情報を提供する必要があります。次のセクションで説明するように、ScrumGenius を使用すると、ステータス レポート プロセスで報告された目標と阻害要因の概要を把握して、そこから重要な洞察を得ることができます。
- 他に追加することはありますか？— このセクションでは、このプロジェクトがどのように行われているかについて、より全体的なコメントを提供することもできます。
自動化と標準化によって進捗報告プロセスを促進する方法
プロジェクトの範囲と複雑さが大きくなるにつれて、進捗報告プロセスを追跡および管理するために、ScrumGenius のようなステータス報告ツールが必要になります。 メールなどの標準的なコミュニケーション ツールに頼ったり、チーム メンバーにフォローアップを手動で送信したりすると、すぐに管理できなくなります。それだけでなく、進捗レポートを手動で選別すると、より有意義な作業が完了するまでに時間がかかる場合があります。
1. 進捗レポートのテンプレートを標準化して反復し、有意義な洞察を得る
プロジェクトの完了やその他の重要なプロジェクト管理の洞察に影響を与えるパターンを特定するには、進捗レポートのセクション/質問を標準化する必要があります。これは、チーム メンバーが回答できるように、プロジェクトに関する同じ進捗レポートの質問を送信することを意味します。 進捗レポートのテンプレートがあるということは、チームが常に PPP フレームワーク内で回答を作成できることを意味します。また、プロジェクトの進行に影響を与える外れ値の応答を特定することもできます。ScrumGenius を使用すると、カスタムの進捗レポートを作成したり、さまざまなテンプレートから選択したりできます。 
2. 進捗報告の提出を自動化する
メールやチャットを介して手動でチェックインとフォローアップを行うのは面倒なだけでなく、チームが大きくなり、プロジェクトが複雑になるにつれて、長期的には持続可能ではなくなります。 自動操縦でチームワークを設定します。ScrumGenius を使用すると、進捗レポートの提出に定期的な期限を自動的に設定することで、進捗レポート プロセス全体を自動化できます。 ScrumGenius は、Slack、Microsoft Teams、Cisco Webex Teams など、すべての主要なチャット プラットフォームと統合されています。設定したスケジュールに応じて、ボットがこれらの質問を自動的に送信し、一定時間内に回答してもらいます。 
3. 概要を把握して、さまざまなプロジェクトにおけるチームの全体的な進捗状況を確認する
進捗レポートの概要を把握すると、プロジェクトの完了に影響を与えるさまざまなパターンを特定するのに役立ちます。ScrumGenius には、以下を確認できるダッシュボードがあります。
- 参加— 進捗レポートを完了した人数。
- 目標— 目標と進捗状況を報告した参加者の数。
- ブロッカー— ブロッカーを経験している参加者の数。
4. 進捗レポートを使用して会議に費やす時間を短縮する
一部の調査では、幹部は週に最大 23 時間を会議に費やしていることが示唆されています。ScrumGenius を使用することで、クライアントは会議時間を最大 300% 短縮したと報告しています (ケース スタディはこちらをご覧ください)。 私たちのステータス レポートは、会議をより効率的かつ集中的にするのに役立つ貴重な情報を提供してくれました。
5. プロジェクト マネージャー、チーム、新入社員向けのナレッジ ベースを作成する
最後に、これらのプロジェクト管理の洞察は、知識ベースの構築に貢献できます。これは、将来のプロジェクトをより効果的に管理および実行するためのベスト プラクティスを設定するための優れた方法です。 また、新入社員が会社にとって最適なプロセスを見つけ出し、(過去の成功に基づいて) 達成すべき主要な指標を達成する方法を理解するための優れたリソースにもなります。 この概要は、前述の指標に関する重要な洞察を推測するのに役立ちます。たとえば、さまざまな提出ウィンドウの参加率を確認し、それに応じて行動することができます。
4. 進捗レポートを使用して会議に費やす時間を短縮する
一部の調査では、幹部は週に最大 23 時間を会議に費やしていることが示唆されています。ScrumGenius を使用することで、クライアントは会議時間を最大 300% 短縮したと報告しています (ケース スタディはこちらをご覧ください)。 私たちのステータス レポートは、会議をより効率的かつ集中的にするのに役立つ貴重な情報を提供してくれました。
5. プロジェクト マネージャー、チーム、新入社員向けのナレッジ ベースを作成する
最後に、これらのプロジェクト管理の洞察は、知識ベースの構築に貢献できます。これは、将来のプロジェクトをより効果的に管理および実行するためのベスト プラクティスを設定するための優れた方法です。 また、新入社員が会社にとって最適なプロセスを見つけ出し、(過去の成功に基づいて) 達成すべき主要な指標を達成する方法を理解するための優れたリソースにもなります。
ScrumGenius で進捗報告プロセスを次のレベルに引き上げる
進捗レポートにより、プロジェクトの完了に関する重要な情報を得ることができます。ScrumGenius は、これらのレポートを自動化および標準化することにより、進捗レポート プロセスを改善できるシンプルでありながら強力なツールです。 ScrumGenius ボットがアクティブ化されると、毎日特定の時間にリマインダーがチームに送信され、進捗レポートに記入されます。 進捗報告プロセスをより効率的にしたい場合は、今すぐ ScrumGenius を試してください。 この記事では、ビジネスに最適な進捗レポートとレポート構造を作成するために知っておくべきことをすべて探ります。 進捗レポートをワークフローに導入するためのビジネス ケースを作成し、最適なレポート作成時間枠、レポートの作成方法、進捗レポートの構成方法をチームと共有するお手伝いをします。最後に、進捗レポートを作成するためのベスト プラクティスをいくつか紹介し、この非常に有益な作業スタイルに足を踏み入れる手助けをします。
進捗報告とは何ですか？
最初に、進捗レポートをご案内していますが、それは何ですか? 「進行」という名前にはネタバレがありますが、それが実際に何を意味するのかを見ていきましょう。 進捗レポートは、他の誰かのさまざまなタスクについて誰かを更新するために設計された一種のビジネス文書です。これは、マネージャー、プロジェクト関係者、リーダーシップ、または会社全体の最新情報のために書かれています。 進捗レポートは、人々に最新情報を伝えるための正式で、文書化され、構造化された方法です。進捗レポートには、電子メールのまとめ、メモ、PDF、ビジネス レター、プロジェクトの概要、Google ドキュメントなど、さまざまな種類があります。 
進捗レポートがビジネスにとって重要なのはなぜですか?
ガイドのこのセクションを使用して、ワークフローに進捗レポートを導入するためのビジネス ケースを作成してください。メール チェーンの紛失や煩雑な PDF から逃れるための時間です。 チームの概要をよりよく把握する方法を探しているマネージャーであろうと、ビジネスの効率を高めようとしているチーム プレーヤーであろうと、どのビジネスにおいても進捗レポートが非常に重要である理由を以下に示します。
1. チームを調整する
チームが同期を保つのは非常に難しい場合があります。特に、従業員が分散している場合、重要な情報は大量のたるみメッセージ、一連の電子メール、および 1 対 1 のキャッチアップで失われます。休日、病気休暇、外部関係者との会議をやりくりするとき、それは圧倒されるように思えるかもしれません。 進捗レポートには、チームが取り組んでいるプロジェクトが 1 か所にまとめられています。特定のプロジェクトまたはイニシアチブに関する最新情報が必要なチーム メンバーのためのワンストップ ショップとして、進捗レポートを使用します。マネージャーやチーム メンバーが同じことを繰り返す必要がなくなり、全員がスケジュールの進捗状況を把握できるようになります。
2.ショーケースの勝利
進捗レポートは、マネージャーやリーダーシップが、会社の目標に向けた個人の努力と進捗状況を認め、承認するための優れたツールです。年 1 回または年 2 回のレビューが行われると、これらの進捗レポートは、誰かのパフォーマンス記録のバックボーンとして機能し、感情、偏見、または主要なプロジェクトだけではなく、事実の進捗状況に基づいて労働倫理を公正に評価できるようになります。 同時に、従業員が勝利を祝い、社内昇進の例として使用するための優れたツールでもあります。
3. 利害関係者にプロジェクトの最新情報を提供する
簡単な勝利であり、明らかなポイントですが、見逃すことはできません。進捗レポートは、利害関係者が必要とする最新情報を提供します。利害関係者は、ビジネス内または外部の誰でもかまいません。報告者は、報告書を書くときにそれらを知っている必要があるだけなので、報告者は、特定の人が必要とするであろうとわかっている必要な情報を含めることができます。
4. 今後の参考のために作業を文書化する
ビジネスがプロジェクトや戦略を繰り返し検討している場合、プロセスの学習と改善には進捗レポートが不可欠です。これらのレポートにより、企業は学習に基づいて戦略またはプロセスを最適化できます。将来の従業員を教育し続ける研究ライブラリを構築しているようなものです。
5. 一般的な障害を特定する
進捗レポートが強調するすべての良い面について、悪い点を強調することも重要です。障害物。これらにはさまざまな形があります。テクノロジーかもしれないし、ベンダーかもしれないし、チームの能力かもしれないし、特定のチームメンバーかもしれない。マネージャーは進捗レポートを照合し、対処が必要な一般的な障害を特定する必要があります。そうすることで、彼らはビジネスの運営がよりスムーズな職場になるように働きかけます。
進捗報告をいつ書くか
進捗レポートは、レポートの目的に応じて、さまざまな時点でまとめることができます。作成する進捗レポートの種類と作成時期の内訳は次のとおりです。
日次進捗レポート
これらの進捗レポートは短く、甘く、通常はマネージャーとチーム メンバーの間で作成されます。ここでは詳細については何も説明しません。達成された毎日のタスク、発生した問題、およびより大きな目標に向けた進捗状況の簡単な概要のみです。
毎週の進捗レポート
このタイプのレポートは、マネージャーとチーム メンバーの間で最適です。チーム メンバーが 1 週間で何を達成したかったのか、実際に何を達成したのか、そしてその理由について詳しく説明する必要があります。 このレポートは木曜日の午後に配信するのが最適です。そのため、マネージャーとチーム メンバーは、それについて話し合い、翌週のアクション プランを作成する時間があります。 
毎月の進捗報告
特定の個人または部門の目標に対する進捗状況について、中小企業またはチームを更新する絶好の機会です。概要として提供するのが最適です。それは、その月に非常に熱心に働いた特定の個人について歌い、他の部門にあなたの部門の業績についてのアイデアを与える機会です.
四半期ごとの進捗報告
すべてのビジネスは、四半期ごとの目標と KPI を設定します。これらの目標を適切な期間内にフォローアップすることが非常に重要です。このタイプの進捗レポートは、特定のタスクについて深く掘り下げる必要はありませんが、四半期ごとの目標が達成されたかどうか、およびその理由についてより的を絞っています。
年次進捗報告
すべての進捗報告の母、今年の最終報告。このレポートは、通常、全社またはリーダーシップを対象としています。あなたの部門は、年間を通して何を達成しましたか? 何を祝うことができますか、どのような教訓を学びましたか、次の時期に向けて何を変えたいと思っていますか?
進捗報告書の書き方
レポートの作成は、特に初めて行う人にとっては難しい場合があります。次の手順に従って、レポートをできる限り読みやすくします。
明確かつ簡潔にする
言うは易く行うは難しです。言語と文の構造をシンプルに保つようにしてください。それは、進捗レポートの作成または中断になる可能性があります。短い文章を使用するようにし、レポートを提出する前に校正してください。
業界固有の言葉を説明する
チーム外の人のために報告している場合は、部門内でのみ一般的に知られている略語や専門用語を説明することが重要です。誤解を避けるのに役立ちます。
番号とタイトルのプロジェクト
一般的な経験則として、カバーするすべてのプロジェクトの参照番号とタイトルを取得します。これは、後で人々がオンラインで議論するのに役立ちます。
フォーマルなまま
非公式のレポートは、ピアのみに限定されたままです。正式なレポートは、管理者がそれを独り占めするか、修正する必要なくより多くの聴衆と共有するかを選択できます。二重の作業を避け、レポートは最初から正式なものにします。 
進捗報告のフォーマット
名前、日付、および部門
進捗レポートは、基本事項から始めるのが最善です。これらの重要事項には、レポーターの名前、マネージャーの名前、部門、および重要な日付が含まれます。日付は、レポート期間またはレポートが提出された日付にすることができます。
部門目標
次の進捗レポートでは、部門のより大きな目標を読者に思い出してもらいたいと思うでしょう。そうすることで、レポートをガイドし、リストされたプロジェクトの背後にある理由についてのアイデアを読者に提供します.
トップレベルの進行状況の概要
次に、プロジェクトと目標全体で達成した進捗状況の概要を含めます。パーセンテージ、番号付けされた問題または期限切れのプロジェクト、およびいくつかの補足文を使用して最適に表示されます。
進捗内訳
上記の後、レポートの分厚い部分に飛び込みます。このパートでは、現在取り組んでいる各プロジェクト、プロジェクトの目的、および進捗状況について説明します。 また、途中で遭遇した問題と、達成度をパーセンテージで示します。
ヒント:トップレベルの完了率は、各プロジェクトのすべてのパーセンテージの平均です
最終的な考えや話し合いたい事項を記載して、レポートを締めくくります。これらの文章は、これまでの作業からの会話と議論のポイント、および全体的な評価への道を開きます。
進捗レポートを作成するためのベスト プラクティス
進捗レポートを作成し、チームのワークフローに導入するためのベスト プラクティスを紹介して、このガイドを締めくくります。
1. データを利用する
可能な場合は、常にデータを使用して進捗状況または不足を示します。手持ちのツールを使用してデータを生成し、データを明確に表示する方法を考えてください。常により大きな目標に向かって動きを見せるようにしてください。
2.必要に応じて視覚化する
レポートの提出をビジュアルでサポートすることを恐れないでください。スクリーンショットで説明できる状況を説明するテキストの段落を無駄にしても意味がありません。
3. 透明性を保つ
レポート構造を生産的にし、前進に積極的に貢献したい場合、透明性は非常に重要です。透明性が求められる進捗レポートをスタッフに強調します。見栄えが悪いことを恐れて、綿密な陰に隠れたり、レポートのステータスを最適化しようとしたりする必要はありません。すべてのプロジェクトにそのまま対応します。
4.すべてが日付であることを確認してください
期日、レポート日、タスクの配信、ロット。この記事の前半で、これらのレポートが会社の将来の同様のプロジェクトの研究のバックボーンになる方法について説明しました. すべての日付を記入すると、誰かがシステムに飛び込んで正しい日付から必要な指標を引き出し、特定の時点で会社が持っていたツールと才能をよりよく理解できるようになります。
5.会社と部門の目標を含める
レポートが部門外のものである場合は、個人または部門が取り組んでいる目標を共有すると便利です。確信が持てない場合は、人事部と共有できるものと共有できないものを再確認してください。そうすることで、読者はロジックとアクションについてより深い洞察を得ることができます。
6. 問題と進捗について話し合う
レポートは、問題と進捗状況を議論するためのプラットフォームです。このレポート内で提供するコンテンツを介して会話を開始し、読者からの回答が必要な質問をしてください。
ヒント:読者は、社内での役割に関係なく、あなたを助けるためにそこにいます。他の部門から得られる革新的なアイデアに驚かれることでしょう。
7. 賢く共有する
誰がこのレポートを見る必要があるかをよく考えてください。管理職以上ですか？おそらく、他の部門や、資金提供機関などの外部の利害関係者も、このレポートを読むことで恩恵を受けるでしょう。レポートを作成する前に、そのレポートを必要としている人を特定し、共有して、誰もが簡単にアクセスできるようにします。
8. ストラクチャーの保管
レポートを保存できます。問題ありません。ただし、レポート ストレージ システムのアーキテクチャについて考えてみてください。レポートとその保存方法をガイドするマップを作成してみてください。他のユーザーがレポートをすばやく見つけられるようにする必要があります。 探しているレポートにたどり着くために何を検索する必要があるか、またはたどる必要があるパスを把握します。このプロセスにより、将来的に多くの時間が節約され、従業員は最初にレポートが提供されたときだけでなく、いつでもレポートを使用できるようになります。おしまいです！
Slite で進捗レポートを管理する
チームの作業スケジュールに進捗レポートを組み込むことを検討している場合は、すでに面倒な作業は完了しています。この無料の進捗レポート テンプレートを使用して、それに基づいて作成してください。 うまくいけば、このガイドから離れて、ビジネスに進捗レポートを導入し、この素晴らしいプロセスから利益を得る準備が整い、素晴らしいことを実現し続けることができます。 進捗レポートを作成して、一定期間にわたるプロジェクトの進捗状況を監督者、アソシエイト、または顧客に知らせます。プロジェクトは、何かの設計、建設、修理、問題や質問の研究や研究、または技術的な主題に関する情報の収集である可能性があります。プロジェクトを完了するのに数週間または数か月かかる場合は、進捗レポートを作成します。 進捗レポートでは、次のいずれかまたはすべてを説明します。
- どのくらいの作業が完了しているか
- 現在進行中の作業はどの部分ですか
- やるべきことは何か
- どのような問題や想定外のことが発生したか
- プロジェクト全体の進捗状況
進捗レポートには、いくつかの重要な機能があります。
- プロジェクトが順調に進んでいること、予定日までに完了することを受信者に安心させてください。
- プロジェクトの調査結果や作業の一部を簡単に紹介します。
- プロジェクトでの作業を評価し、変更を要求する機会を受信者に与えます。
- プロジェクトの問題について話し合い、受信者に事前に警告する機会を与えてください。
- 時間通りにプロジェクトを完了できるように、作業スケジュールを設定するように強制します。
- 仕事と組織にプロ意識を投影します。
1 年にわたるプロジェクトでは、通常、3 か月、6 か月、9 か月ごとに 1 つずつ、合計 3 つの進捗レポートがあります。進捗レポートのサイズ、プロジェクトの長さと重要性、および受信者に応じて、進捗レポートは次の形式を取ることができます。
- メモ – 組織内の誰かへの短い非公式のレポート
- レター – 組織外の誰かに送信される短い非公式のレポート
- 正式なレポート – 組織外の誰かに送信される正式なレポート
私たちのコースでは、進捗レポートを詳細なメモの形で書き、そのメモに概要を添付して、最終レポートの内容を受信者に伝えます。(詳細については、アウトラインの章を参照してください。) 進捗レポートの受信者は、プロジェクトで何を達成したか、現在取り組んでいること、次に取り組む予定のこと、およびプロジェクトが全体的にどのように進んでいるかを確認したいと考えています。言い換えれば、次の 3 つのセクションが進捗メモまたは進捗レポートの鍵となります。
- 前の期間に完了した作業
- 現在行っている作業
- 次の期間に予定されている作業
進捗メモまたはレポートには、次のセクションも含める必要があります。(a) プロジェクトの目的と範囲をレビューする導入部、(b) プロジェクトとその歴史の詳細な説明、および (c) 全体的な説明これまでのプロジェクトの評価であり、通常は結論として機能します。
- メモの目的とプロジェクトのトピックに関するリマインダーを紹介する冒頭の段落
- プロジェクトの概要
- プロジェクトの具体的な目的
- プロジェクトの範囲または制限
- 研究が集まった
- 現時点でのプロジェクトの全体的な評価または評価
進捗レポートを読み直して修正するときは、次のような問題に注意してください。
- 正しい形式を使用していることを確認してください。私たちのコースでは、進捗状況をメモで提供することになることを忘れないでください。
- あなたが取り組んでいるプロジェクトと、そのプロジェクトの進捗状況を提供していることを受信者に思い出させる明確な冒頭の段落を書きます
- 見出しを使用して、進捗レポートのさまざまな部分、特にプロジェクトで完了した作業の要約のさまざまな部分に印を付けます。
- 必要に応じてリストを使用してください。
- 詳細を提供します。最終レポート プロジェクトで行った作業について、あいまいで過度に一般的な記述に頼らないようにします。
- 進行状況レポートは、インストラクターではなく、現実の聴衆に向けてください。
このクラスの進捗メモの最後にレポートの概要を含めますので、概要の作成に関する章に進んでください。
章帰属情報
この章は、次のソースから派生しました。
- David McMurrey によるオンライン テクニカル ライティング – CC: BY 4.0
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進捗レポートは、目標達成に向けたプロジェクトの進捗状況に関する最新情報を提供するビジネス ドキュメントです。通常、監督者/マネージャー、チーム メンバー、またはビジネス クライアントに進捗レポートを提供して、プロジェクトのステータスと、まだ完了または改善が必要なものを要約します。 しかし、ビジネス プロジェクトの効果的な進捗レポートを作成するにはどうすればよいでしょうか。以下のガイドでは、進捗レポートの典型的な構造を示しています。
1. ヘッダー情報
進捗レポートは、レポートとプロジェクトに関する重要な詳細を含むヘッダーで開始する必要があります。通常、これには次のものが含まれます。
- 報告期間および/または提出日。
- レポートの受信者の名前と役職。
- レポートの著者の名前と役職。
- レポート/プロジェクトの件名またはタイトル。
これにより、受信者はレポートの内容を一目で理解することができます。
2.はじめに
進捗レポートの冒頭の段落では、プロジェクトの目的と期間、およびその他の重要な詳細や洞察を概説する必要があります。 進捗レポートの残りの部分の概要を含めることもできます。
3. 作業完了
レポートの次のセクションは、「作業完了」というタイトルにする必要があります。ここでは、既に完了したプロジェクト タスクとそれに対応する日付の時系列リストを提供できます。これらのタスクからの重要な調査結果を含めることもできます。
4. 遭遇した問題
次のセクションでは、これまでにプロジェクトで発生した問題について概説します。次に、それらの問題がどのように解決されたのか、または今後どのように解決されるのか、またそのために追加の支援が必要かどうかを説明する必要があります。また、これらの問題によってプロジェクトに変更が加えられたかどうかについても言及する必要があります。
5. 今後の予定
プロジェクトの残りの目標を強調するために、レポートの次のセクションでは、対応する日付または期限、予想される問題、および/または前進するプロジェクトのアイデアとともに、将来のプロジェクト タスクの概要を説明する必要があります。
6. まとめ
完了した主なタスク、進行中のタスク、発生した主要な問題の簡単な要約で進捗レポートを終了します。ただし、ここで詳しく説明する必要はありません。本質的な詳細に固執します。
進捗レポートの書き方に関する 5 つのヒント
また、進捗レポートを作成するときに役立つヒントもいくつかあります。
- 構造を適応させる– 上記で概説した構造はほとんどのプロジェクトで機能しますが、要件に合わせて適応させることができます。たとえば、複数の目標を持つ複雑なプロジェクトの場合、プロジェクトをセクションに分割して、各目標の進捗状況、問題、および計画を詳述する必要がある場合があります。
- 適切な頻度を選択する– 進行中の進捗レポートについては、毎日、毎週、または毎月の更新をスケジュールするかどうかを検討してください。
- はっきりと書く– はっきりと簡潔に書くようにしてください。文はシンプルで、率直で、理解しやすいものにしてください。
- 対象者を知る– 組織やチーム以外の誰かのためにレポートを書いている場合は、使用している業界固有の言語について説明してください。
- プロフェッショナルな表現を心がける – 口語的な用語やフレーズ、スラング、短縮形、その他の非公式の言葉を避け、フォーマルなトーンを使用してください。
最後に、レポートがプロフェッショナルに見えるように、校正してもらいます。試用ドキュメントを今すぐ無料でアップロードして、当社の校正サービスを試すことができます!
進捗レポートの例
進捗レポートがどのように表示されるかを確認するには、以下のサンプル レポートをご覧ください。
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ニュースレターを購読して、編集者からの執筆のヒントを受信トレイに直接受け取りましょう。 日付: 2021 年 9 月 24 日
宛先: J. Seymour、計画責任者
差出人: A. Boleyn、計画アシスタント
件名: 新しい計画ソフトウェアへの移行 2016 年 11 月以来、Exemplar Inc. は PlanULike パッケージを使用して会社の日常業務を管理しています。しかし、2021 年 7 月に新しい地域に拡大したとき、特にヨーロッパでのプロジェクトの予算を立てる際の通貨換算に関して、ソフトウェアの限界が明らかになりました。その結果、2021 年 8 月に、新しい計画ソフトウェアに移行することが決定されました。このレポートは、2021 年 9 月 24 日までに作成されたこのプロジェクトの進捗状況をカバーしています。 作業完了
- 8 月 30 日 – 利用可能な計画ソフトウェア パッケージの調査が完了しました。PlanZone ソフトウェアは、柔軟な予算編成機能に基づいて選択されています。
- 9 月 6 日 – 新しいソフトウェア パッケージのインストールと実装のタイムラインが作成され、最初の締め切りは 9 月 30 日です。
- 9 月 10 日 – 人事部長の Jack Thacker が、新しいソフトウェアの社内教材の開発を開始。
- 9 月 18 日 – ソフトウェアを取得してインストール。内部トレーニング プログラムの暫定版が開発され、主要なスタッフ メンバーによってテストされます。
- 9 月 21 日 – IT 部門は、運用部門の古いハードウェアとのソフトウェア互換性の問題を特定しました。購入した新しい機器。
- 9 月 24 日 – 新しいコンピュータ ハードウェアがインストールされました。テストの後、トレーニング プログラムは、計画および運用部門の責任者にまで拡大されます。
遭遇した問題 これまでに発生した主な問題は、新しいソフトウェアと同社の既存のハードウェアの一部との間の互換性の問題です。IT 責任者の Simon Robinson 氏は、これは Exemplar Inc. が使用していないグラフィック機能を含む PlanZone が原因であり、当初の計画には含まれていなかったと報告しています。 新しいハードウェアの迅速な配送と設置により、移行の時間枠に大きな影響はありません。しかし、予想外の出費は、プロジェクトが現在予算を大幅に上回っていることを意味します。 さらに、社内トレーニング プログラムのテストは、完了するまでに予想以上に時間がかかりました。主要なスタッフは新しいソフトウェアに慣れましたが、全社的なトレーニングの期限は 2021 年 11 月 15 日まで延長されました。 今後の計画 改善されたトレーニング プログラムは 2021 年 11 月 15 日まで継続されます。この時点で、すべての関連スタッフが新しいソフトウェアに精通していることが期待されます。その後、すべての運用計画で PlanZone が使用され、PlanULike システムは 2021 年 11 月 30 日までに廃止されます。このプロジェクトに割り当てられた予算を超える場合、追加の費用が他のプロジェクトの予算編成にどのように影響するかを話し合うために、部門長との会議が予定されています。 概要 同社は、新しい計画ソフトウェア (PlanZone) を取得してインストールしました。これは、プロジェクト計画を強化し、新しい領域での運用を容易にすることが予測されています。ただし、予期しないハードウェアとトレーニングの問題により、進捗が遅れています。そのため、移行の期限が延長されました。一方、追加費用の影響は、今後のプロジェクトの予算編成に織り込まれます。
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